Cuối tháng, kế toán ngồi trước cổng hoadondientu.gdt.gov.vn, mở từng hóa đơn mua vào, chép số hóa đơn, ngày, tiền hàng, tiền thuế sang phần mềm — mỗi tờ vài chục giây, nhân với hàng trăm tờ là mất cả buổi. Chưa kể gõ nhầm một số, lệch bảng kê. Việc lấy hóa đơn đầu vào tự động sinh ra để cắt đúng đoạn này: máy kéo hóa đơn về, người chỉ kiểm tra.
Lấy hóa đơn đầu vào tự động là gì?
Là việc phần mềm kết nối vào cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế bằng tài khoản của doanh nghiệp, rồi tải toàn bộ hóa đơn mua vào trong một khoảng thời gian về thẳng phần mềm kế toán — kèm dòng hàng, chi tiết thuế — thay vì người phải mở và gõ tay từng tờ. Bạn chỉ cần chọn kỳ và bấm đồng bộ.
Cổng chính thức để tra cứu là hoadondientu.gdt.gov.vn. Mọi hóa đơn điện tử hợp lệ đều nằm ở đó, nên đây là nguồn "gốc" đáng tin nhất để đối chiếu — hơn cả file XML rời rạc nhà cung cấp gửi email.
Ba cách kế toán đang làm — và cái nào đỡ nhất
| Cách làm | Thời gian | Rủi ro sai |
|---|---|---|
| Gõ tay từng tờ từ cổng TCT | Chậm nhất | Cao (sai số, sót tờ) |
| Tải XML rồi import từng file | Trung bình | Trung bình (thiếu tờ chưa nhận email) |
| Đồng bộ trực tiếp từ cổng TCT | Nhanh nhất | Thấp (lấy đúng nguồn gốc) |
Gõ tay và gom XML đều có chung điểm yếu: phụ thuộc vào việc nhà cung cấp có gửi hóa đơn cho bạn không. Kéo thẳng từ cổng thì lấy đúng những gì cơ quan thuế đã ghi nhận, kể cả tờ nhà cung cấp quên gửi.
Các bước lấy hóa đơn đầu vào tự động trong Vietbooks
- Lưu tài khoản Tổng cục Thuế: vào màn Sửa công ty, nhập tài khoản và mật khẩu tra cứu hóa đơn của doanh nghiệp trên cổng TCT. Chỉ làm một lần cho mỗi công ty.
- Bấm "Đồng bộ" ở màn hóa đơn đầu vào.
- Chọn khoảng thời gian cần lấy (ví dụ cả quý), rồi xác nhận.
- Hệ thống đăng nhập vào cổng, tải hóa đơn mua vào trong kỳ về. Nếu phiên login của cổng chết giữa chừng, Vietbooks tự đăng nhập lại và tự giải captcha để chạy tiếp — bạn không phải ngồi canh.
Xong bước này, danh sách hóa đơn đầu vào của cả kỳ đã nằm trong phần mềm.
Mỗi hóa đơn về đã "mổ" sẵn, không phải nhập lại
Điểm khác biệt so với chỉ tải một danh sách khô: mỗi hóa đơn kéo về kèm đầy đủ dòng hàng, chi tiết thuế, và thông tin hóa đơn thay thế/điều chỉnh được tách sẵn. Nghĩa là bạn không phải mở lại từng tờ để chép từng dòng hàng — dữ liệu chi tiết đã có ngay, sẵn sàng để hạch toán.
Với hóa đơn có điều chỉnh hay thay thế, việc tách sẵn quan hệ giữa các tờ giúp bạn không nhầm tờ cũ với tờ mới — một lỗi rất hay gặp khi làm tay. (Cách xử lý sâu nhóm này xem bài Xử lý hóa đơn thay thế, điều chỉnh.)
Khớp bút toán và loại bỏ tờ không hợp lệ
Kéo về mới là nửa việc. Nửa còn lại là gắn hóa đơn vào sổ:
- Tự khớp bút toán đã có: hóa đơn đầu vào tự đối chiếu với các bút toán đã ghi. Nếu có nhiều tờ cần gắn cùng lúc, dùng nút "Liên kết hàng loạt" thay vì gắn từng cái.
- Loại bỏ tờ không dùng: hóa đơn đánh dấu "Loại bỏ" sẽ không lên bảng kê thuế GTGT và không tính vào chi phí, nhưng vẫn lưu để tra cứu về sau.
- Xuất Excel: toàn bộ hóa đơn đầu vào cùng chi tiết dòng hàng, thuế đều xuất ra Excel để đối chiếu ngoài hay lưu trữ.
Sau khi khớp xong, dữ liệu hóa đơn đầu vào đã sạch để lên tờ khai. Bước tiếp theo thường là đối chiếu hóa đơn với tờ khai GTGT để chắc không lệch.
Lưu ý pháp lý 2026
Từ 1/7/2026, hóa đơn điện tử áp dụng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025), thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP — hai nghị định này đã hết hiệu lực từ 1/7/2026. Cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế vẫn là nguồn dữ liệu chính thức, nên đồng bộ trực tiếp từ cổng là cách bám sát đúng dữ liệu cơ quan thuế đang giữ.
Với công ty dịch vụ kế toán
Một công ty DVKT ôm vài chục khách thì đoạn nhập hóa đơn đầu vào chính là "nút cổ chai" mỗi kỳ. Mỗi khách một tài khoản TCT lưu sẵn, tới kỳ chỉ chọn công ty, chọn kỳ, bấm đồng bộ — thời gian bỏ ra không còn tăng theo số tờ hóa đơn nữa. Làm nhiều khách hơn, không làm nhiều giờ hơn.
Bài này nằm trong cụm Đồng bộ hóa đơn từ Tổng cục Thuế — xem bài trụ để nắm toàn cảnh quy trình.
Câu hỏi thường gặp
Lấy hóa đơn đầu vào tự động từ cổng Tổng cục Thuế cần gì? Cần tài khoản tra cứu hóa đơn của doanh nghiệp trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn. Lưu vào màn sửa công ty trong Vietbooks, bấm Đồng bộ và chọn khoảng thời gian là hóa đơn mua vào tự về.
Hóa đơn về có kèm dòng hàng và chi tiết thuế không? Có. Mỗi hóa đơn kéo về kèm đầy đủ dòng hàng, chi tiết thuế và thông tin hóa đơn thay thế/điều chỉnh được tách sẵn.
Login cổng Tổng cục Thuế hay hết hạn thì sao? Vietbooks tự đăng nhập lại khi phiên login chết và tự giải captcha, nên đồng bộ không bị đứt vì hết phiên.
Hóa đơn không hợp lệ, muốn bỏ thì xử lý thế nào? Đánh dấu "Loại bỏ". Hóa đơn loại bỏ không lên bảng kê thuế GTGT và không tính vào chi phí, nhưng vẫn lưu lại để tra cứu.
Có xuất được danh sách hóa đơn đầu vào ra Excel không? Có. Toàn bộ hóa đơn đầu vào đã đồng bộ, kèm chi tiết dòng hàng và thuế, xuất ra Excel để đối chiếu hoặc lưu trữ.
Muốn thôi gõ tay từng tờ hóa đơn đầu vào? Dùng thử Vietbooks — lưu tài khoản Tổng cục Thuế một lần, mỗi kỳ chỉ chọn kỳ và bấm đồng bộ.