Khi quyết toán thuế TNDN, khoảng cách giữa "lãi kế toán" và "lãi tính thuế" gần như luôn nằm ở một chỗ: chi phí được trừ. Một khoản chi có thật, đã chi tiền thật, nhưng thiếu điều kiện của luật thuế thì vẫn bị loại — và doanh nghiệp phải nộp thuế trên phần đó. Bài này nói rõ khi nào một khoản chi được trừ, khi nào bị loại, theo quy định áp dụng cho kỳ tính thuế 2025 trở đi.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cần điều kiện gì?
Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN 2025, một khoản chi được trừ khi đồng thời thỏa ba điều kiện: (1) thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; (2) có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định; (3) có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Thiếu bất kỳ điều kiện nào, khoản chi sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.
Ba điều kiện này là bộ lọc mà kế toán phải soi từng khoản chi lớn qua đó.
Điều kiện 1: Thực tế phát sinh, phục vụ kinh doanh
Khoản chi phải có thật và phục vụ cho hoạt động tạo ra doanh thu. Chi cho mục đích cá nhân của chủ doanh nghiệp, chi không liên quan hoạt động kinh doanh, hoặc chi "khống" để hợp thức hóa đều không đạt điều kiện này — kể cả khi có hóa đơn.
Điều kiện 2: Đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Mỗi khoản chi cần hóa đơn hợp pháp (hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định hiện hành) và bộ chứng từ đi kèm: hợp đồng, biên bản, phiếu nhập, phiếu chi… tùy nghiệp vụ.
Trường hợp đặc thù: mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh thuộc diện không phải xuất hóa đơn (dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế) thì doanh nghiệp được lập Bảng kê 01/TNDN kèm chứng từ thanh toán để đưa vào chi phí — nhưng phải đúng đối tượng và có hồ sơ chứng minh.
Điều kiện 3: Thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng
Đây là điều kiện dễ "mất tiền oan" nhất. Với mỗi lần mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt — chuyển khoản, ủy nhiệm chi… — thì khoản chi mới được trừ. Trả tiền mặt cho hóa đơn ở mức này, dù có hóa đơn đầy đủ, vẫn bị loại khỏi chi phí được trừ.
Lưu ý quan trọng: mốc 5 triệu này chỉ áp cho thuế TNDN. Bên thuế GTGT, Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (hiệu lực 1/7/2025) đã bỏ hẳn ngưỡng 20 triệu cũ: muốn khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì gần như mọi khoản mua vào đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, không phụ thuộc giá trị (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ). Nói cách khác, trả tiền mặt cho hóa đơn 3 triệu thì vẫn được tính vào chi phí được trừ, nhưng đã mất quyền khấu trừ GTGT đầu vào của hóa đơn đó.
Mẹo thực chiến: đặt một quy tắc nội bộ — mọi khoản mua vào đều thanh toán qua ngân hàng, không chi tiền mặt. Như vậy vừa chắc điều kiện chi phí được trừ (mốc 5 triệu của TNDN), vừa giữ được quyền khấu trừ GTGT đầu vào (không còn ngưỡng). Với chi phí tiền lương và các khoản chi lớn theo quy định phải thanh toán không dùng tiền mặt, cần theo dõi ngưỡng và thời điểm áp dụng theo hướng dẫn mới nhất để không bị loại.
Các khoản chi phí không được trừ hay gặp
Dưới đây là những khoản thường bị cơ quan thuế loại khi thanh tra, kế toán nên rà kỹ khi quyết toán:
- Chi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; hóa đơn không hợp lệ.
- Hóa đơn từ 5 triệu nhưng thanh toán bằng tiền mặt.
- Chi không liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh; chi phục vụ cá nhân.
- Phần chi vượt định mức khống chế theo quy định (ví dụ một số khoản chi có trần theo luật).
- Phần chi phí lãi vay vượt mức khống chế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết.
- Khoản trích lập dự phòng, trích trước không đúng quy định.
- Tiền phạt vi phạm hành chính, phạt chậm nộp thuế.
Danh sách chi tiết và các mức khống chế cụ thể được quy định trong Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP — một số ngưỡng có thể khác giai đoạn trước, nên đối chiếu văn bản gốc cho từng khoản trước khi kết luận.
Rà chi phí được trừ nhanh hơn khi quyết toán
Phần lớn chi phí bị loại đến từ chứng từ: thiếu hóa đơn, hóa đơn không khớp, hoặc khoản lớn lỡ trả tiền mặt. Nếu số liệu vào sổ ngay từ đầu đã gắn với hóa đơn thật thì cuối năm đỡ phải "truy" lại.
Trên Vietbooks, hai mũi nhọn giúp chi phí "sạch chứng từ" ngay trong năm:
- Đồng bộ hóa đơn mua vào từ Cổng Tổng cục Thuế: chi phí đầu vào gắn hóa đơn điện tử thật, đối chiếu theo tháng, hạn chế bút toán thiếu hóa đơn.
- AI đọc sao kê ngân hàng ra bút toán: các khoản thanh toán qua ngân hàng được ghi nhận đúng, dễ chứng minh điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản từ 5 triệu.
Việc kết luận khoản nào được trừ/không được trừ vẫn thuộc về kế toán, nhưng dữ liệu gắn chứng từ đầy đủ sẽ rút ngắn khâu rà soát cuối năm. Xem thêm: Đối chiếu hóa đơn mua vào với tờ khai GTGT. Có thể dùng thử trên app Vietbooks.
Câu hỏi thường gặp
Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN? Đồng thời: thực tế phát sinh phục vụ kinh doanh; đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
Hóa đơn từ bao nhiêu phải chuyển khoản mới được trừ? Từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) mỗi lần mua, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chi phí không có hóa đơn có được trừ không? Nói chung không, trừ trường hợp mua của cá nhân/hộ kinh doanh dưới ngưỡng chịu thuế được lập Bảng kê 01/TNDN kèm chứng từ thanh toán.
Chi phí lương cần điều kiện gì? Có trong hợp đồng lao động/quy chế lương thưởng, có chứng từ chi và thực chi; khoản lớn theo quy định cần thanh toán không dùng tiền mặt — đối chiếu hướng dẫn mới nhất về ngưỡng và thời điểm.
Chi phí không được trừ có bị phạt không? Không phạt trực tiếp nhưng làm tăng thu nhập tính thuế; nếu bị loại khi thanh tra sẽ bị truy thu và tính tiền chậm nộp.
Bài viết mang tính tham khảo nghiệp vụ, cập nhật đến tháng 7/2026. Các văn bản dẫn chiếu: Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn điều kiện chi phí được trừ), Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào). Các mức khống chế và ngưỡng thanh toán có thể được sửa đổi, bổ sung; vui lòng đối chiếu văn bản gốc và tình huống cụ thể của doanh nghiệp trước khi áp dụng.