Phần lớn hộ kinh doanh đã nghe tin bỏ thuế khoán từ 1/1/2026, nhưng nghe tin và thực sự làm xong thủ tục chuyển đổi là hai việc khác nhau. Nếu bạn chưa làm, hoặc mới mở hộ kinh doanh và không chắc phải bắt đầu từ đâu, bài này liệt kê đúng các bước cần làm, theo thứ tự.
Hộ kinh doanh chuyển từ khoán sang kê khai cần làm 4 bước
Theo hướng dẫn của Cổng thông tin Chính phủ, quá trình chuyển đổi gồm:
- Kiểm tra tài khoản thuế điện tử — đã kích hoạt chưa, thông tin đăng ký có đúng không.
- Chuẩn bị sổ sách kế toán — ghi chép trên ứng dụng/phần mềm thay vì nộp khoán một cục như trước.
- Kê khai hoặc thông báo doanh thu — đúng mẫu, đúng nhóm doanh thu của mình.
- Nộp thuế nếu phát sinh nghĩa vụ — chỉ nộp khi có số thuế phải nộp thực tế.
Dưới đây là chi tiết từng bước.
Bước 1 — Kiểm tra tài khoản thuế điện tử
Hầu hết hộ kinh doanh đã có mã số thuế từ trước, nhưng chuyển sang kê khai cần thao tác online đều đặn, nên việc đầu tiên là đảm bảo tài khoản thuế điện tử (qua eTax Mobile hoặc Cổng thuế điện tử) đã kích hoạt, số điện thoại nhận OTP còn dùng được, và thông tin ngành nghề/địa điểm kinh doanh đã đúng. Đây là bước hay bị bỏ qua nhất — nhiều hộ chỉ phát hiện tài khoản có vấn đề đúng lúc gần hết hạn nộp.
ℹ️ Một số hộ khi đổi phương pháp tính thuế còn được hướng dẫn cập nhật lại thông tin đăng ký thuế (một số nơi dùng Mẫu 08-MST). Không phải trường hợp nào cũng cần — nếu không chắc, hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý mình.
Bước 2 — Chuẩn bị sổ sách bằng phần mềm
Đây là khác biệt lớn nhất so với thời khoán: trước chỉ đóng một mức cố định, giờ phải ghi sổ theo Thông tư 152/2025 (xem bộ sổ theo Thông tư 152 gồm những gì, nhóm nào giữ sổ nào) làm căn cứ kê khai. Việc đầu tiên trong phần mềm là khai đúng nhóm doanh thu của hộ — nhóm này quyết định cả cách tính thuế lẫn việc bạn kê khai theo quý hay chỉ thông báo theo năm.
Chọn Thông tư 152/2025 (chế độ hộ kinh doanh) và đúng nhóm doanh thu — bước này quyết định phần mềm sinh sổ sách và tờ khai nào cho bạn.
Nếu bạn đang chuyển đổi giữa năm (ví dụ mới vượt ngưỡng 1 tỷ, hoặc mới mở hộ), cần thêm bước kiểm kê hàng tồn kho đầu kỳ (kể cả hàng có và không có hóa đơn) để có số liệu tồn đầu đưa vào sổ.
Bước 3 — Kê khai hoặc thông báo doanh thu đúng nhóm
Đây là bước hay gây nhầm lẫn nhất: không phải ai cũng "kê khai theo quý". Hộ dưới 1 tỷ chỉ cần thông báo doanh thu năm (Mẫu 01/TKN-CNKD); hộ trên 1 tỷ mới kê khai theo quý hoặc tháng (Mẫu 01/CNKD). Xem chi tiết ở bài kê khai theo tháng hay quý. Phần mềm sinh đúng mẫu tương ứng ngay từ nhóm doanh thu đã chọn ở Bước 2, bạn không cần tự tra mình thuộc diện nào.
Bước 4 — Nộp thuế nếu phát sinh nghĩa vụ
Hộ dưới 1 tỷ dừng lại ở bước thông báo — không phát sinh thuế GTGT và thuế TNCN. Lưu ý: miễn ở đây là miễn GTGT/TNCN, không phải miễn mọi loại thuế. Nếu hộ có hoạt động chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường hay xuất nhập khẩu, các nghĩa vụ đó vẫn phát sinh (và được theo dõi trên sổ S3a-HKD). Hộ trên 1 tỷ, sau khi kê khai, nộp thuế (nếu có) cùng thời hạn với nộp hồ sơ khai thuế. Chậm ở bước này ngoài bị xử phạt hành chính còn phát sinh thêm tiền chậm nộp tính theo ngày — xem mục Hỏi–đáp bên dưới.
Chưa làm bước nào thì sao?
⏰ Trước khi đọc tiếp — mốc 31/7/2026. Nếu bạn mới mở hộ trong 6 tháng đầu 2026 (doanh thu ≤ 1 tỷ), bạn phải thông báo doanh thu từ khi bắt đầu kinh doanh đến hết 30/6 bằng Mẫu 01/TKN-CNKD chậm nhất 31/7/2026 — không chờ đến 31/1 năm sau. Nếu bạn thuộc nhóm dưới 1 tỷ nhưng chưa nộp tờ khai quý I/2026 hoặc chưa thông báo tài khoản ngân hàng/ví điện tử, hạn nộp Mẫu 01/BK-STK cũng là 31/7/2026. Đây là hạn có chế tài — làm trước khi làm những việc còn lại bên dưới.
Nếu đến giờ bạn vẫn chưa đụng vào thủ tục này — chưa muộn, nhưng đừng để lỡ mốc 31/7 ở trên. Cơ quan thuế vẫn đang hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi (hướng dẫn, tài liệu, hỗ trợ trực tuyến). Việc cần làm ngay: kiểm tra tài khoản thuế điện tử (Bước 1), rồi bắt đầu ghi sổ từ thời điểm hiện tại thay vì cố dựng lại số liệu từ đầu năm. Với gói Trọn gói, đội kế toán Vietbooks có thể hỗ trợ dựng lại sổ sách và nộp các mẫu còn thiếu.
Bán hàng cứ bán. Sổ sách & thuế, Vietbooks lo.