Cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý, kế toán lại ngồi ghép số: hóa đơn bán ra bao nhiêu, mua vào bao nhiêu, thuế được khấu trừ đến đâu, rồi gõ từng chỉ tiêu vào tờ khai. Làm quen tay thì nhanh, nhưng chỉ cần sót một hóa đơn hoặc điền nhầm một dòng là số nộp lệch. Bài này đi qua cách lập tờ khai GTGT mẫu 01/GTGT theo đúng quy định hiện hành, kèm cách để phần mềm gánh phần tổng hợp số liệu.
Cách lập tờ khai GTGT gồm những bước nào?
Cách lập tờ khai GTGT theo phương pháp khấu trừ gồm 5 bước: xác định kỳ khai (tháng hay quý), chọn đúng mẫu 01/GTGT, tổng hợp hóa đơn bán ra và mua vào, điền các chỉ tiêu thuế đầu ra – đầu vào, rồi kết xuất file XML nộp qua cổng thuế trước hạn. Mẫu tờ khai áp dụng là 01/GTGT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Bước 1 — Xác định phương pháp và mẫu tờ khai
Trước khi điền, phải biết mình dùng mẫu nào:
- Phương pháp khấu trừ (đa số doanh nghiệp có hóa đơn GTGT đầu vào): dùng mẫu 01/GTGT.
- Phương pháp trực tiếp trên doanh thu (hộ, cá nhân kinh doanh nộp theo kê khai, một số tổ chức): dùng mẫu 04/GTGT.
Chọn nhầm phương pháp thì toàn bộ cách tính phía sau sai theo. Doanh nghiệp đã đăng ký khấu trừ thì mặc định đi theo 01/GTGT cho đến khi có thay đổi đăng ký.
Bước 2 — Xác định kỳ khai: tháng hay quý
Đây là chỗ hay nhầm nhất. Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP:
- Khai theo tháng là trường hợp mặc định.
- Khai theo quý chỉ áp dụng khi doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề không quá 50 tỷ đồng, hoặc doanh nghiệp mới thành lập được chọn khai quý.
Chọn sai kỳ khai dẫn tới nộp sai hạn và bị phạt chậm nộp tờ khai, dù số thuế có thể đúng. Doanh nghiệp mới thành lập nên khai quý trong năm đầu, sang năm sau xác định lại theo doanh thu thực tế.
Bước 3 — Tổng hợp hóa đơn đầu ra và đầu vào
Đây là phần nặng nhất khi làm tay. Cần gom:
- Hóa đơn bán ra (đầu ra): phân loại theo từng thuế suất — không chịu thuế, 0%, 5%, 10% (và mức 8% nếu còn thuộc diện giảm theo chính sách áp dụng trong kỳ). Mỗi nhóm ra một dòng doanh thu và thuế tương ứng.
- Hóa đơn mua vào (đầu vào): tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và số thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ.
Nguyên tắc: chỉ thuế đầu vào đủ điều kiện khấu trừ (có hóa đơn hợp lệ, phục vụ hoạt động chịu thuế, thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên theo quy định) mới được đưa vào chỉ tiêu khấu trừ.
Bước 4 — Điền các chỉ tiêu chính trên mẫu 01/GTGT
Sau khi có số tổng hợp, điền vào các nhóm chỉ tiêu:
- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ — gồm giá trị mua vào và số thuế được khấu trừ trong kỳ, cộng số thuế còn được khấu trừ chuyển từ kỳ trước sang.
- Thuế GTGT đầu ra — doanh thu và thuế của hàng bán ra, tách theo từng thuế suất.
- Thuế GTGT phải nộp hoặc còn được khấu trừ — phần mềm HTKK/cổng thuế tự tính: đầu ra trừ đầu vào. Dương thì phải nộp, âm thì chuyển sang kỳ sau.
Nếu số đầu vào lớn hơn đầu ra, phần chênh được ghi nhận còn được khấu trừ chuyển kỳ sau, không mất đi.
Bước 5 — Kết xuất XML và nộp qua cổng thuế
Tờ khai hoàn chỉnh được kết xuất ra file XML, ký số và nộp qua cổng thuedientu.gdt.gov.vn. Nộp xong nhớ nộp luôn số thuế phát sinh (nếu có) trước hạn để tránh tiền chậm nộp.
Hạn nộp tờ khai GTGT 2026
Theo Luật Quản lý thuế, hạn nộp tờ khai GTGT như sau:
| Kỳ khai | Hạn nộp tờ khai |
|---|---|
| Theo tháng | Chậm nhất ngày 20 của tháng kế tiếp |
| Theo quý | Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý sau |
Ví dụ: tờ khai tháng 7/2026 nộp chậm nhất 20/8/2026; tờ khai quý III/2026 nộp chậm nhất 31/10/2026. Nếu hạn rơi vào ngày nghỉ, lùi sang ngày làm việc kế tiếp. Kỳ không phát sinh hóa đơn vẫn phải nộp tờ khai trắng đúng hạn.
Ba lỗi khiến tờ khai bị lệch
Làm tay dễ vấp ba chỗ, và đều là những chỗ mất thời gian dò lại nhất:
- Sót hóa đơn đầu vào — quên một hóa đơn mua vào là mất luôn phần thuế được khấu trừ của kỳ đó.
- Đưa nhầm hóa đơn không đủ điều kiện vào phần khấu trừ, đến khi quyết toán mới bị loại.
- Tách sai thuế suất hàng bán ra, kéo theo thuế đầu ra sai.
Cả ba đều xuất phát từ khâu tổng hợp số liệu thủ công, chứ không phải từ khâu điền mẫu. Đây chính là chỗ phần mềm cắt được nhiều thời gian nhất.
Tự lập tờ khai GTGT bằng Vietbooks
Thay vì gõ tay từng chỉ tiêu, Vietbooks đi theo hướng: dữ liệu vào chuẩn thì tờ khai ra tự động.
- Đồng bộ hóa đơn từ Cổng Tổng cục Thuế: hóa đơn mua vào, bán ra được lấy về từ cổng TCT, làm nguồn để tổng hợp số liệu tờ khai — giảm cảnh nhập tay và sót hóa đơn.
- Đánh dấu "Loại bỏ" cho hóa đơn không hợp lệ: hóa đơn không đủ điều kiện được đánh dấu Loại bỏ để không lên bảng kê, nên phần khấu trừ chỉ gồm hóa đơn hợp lệ.
- Tự lập tờ khai và xuất XML: app tự tổng hợp thành tờ khai 01/GTGT (khấu trừ) hoặc 04/GTGT (trực tiếp) và xuất file XML để nộp qua cổng thuế.
Số liệu vào một lần, tờ khai và file XML ra theo — kế toán chỉ soát lại thay vì gõ từng dòng.
Với doanh nghiệp làm nội bộ, đây là kế toán nhẹ việc, số liệu chính xác. Bạn có thể dùng thử tại đây.
Kết
Lập tờ khai GTGT không khó ở khâu điền mẫu — mẫu 01/GTGT có sẵn công thức tự tính. Nó khó và mất thời gian ở khâu gom đúng, đủ hóa đơn và chọn đúng kỳ khai. Nắm chắc năm bước trên, chọn đúng tháng/quý theo doanh thu, và để phần mềm gánh khâu tổng hợp thì mỗi kỳ khai thuế nhẹ đi rất nhiều.
Đọc tiếp
- Kế toán doanh nghiệp nhỏ 2026: những việc cần làm
- Lập báo cáo tài chính theo Thông tư 133
- Bút toán kết chuyển cuối kỳ
Bài viết mang tính tham khảo nghiệp vụ, cập nhật ngày 24/07/2026 theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế. Quy định thuế có thể thay đổi — vui lòng đối chiếu văn bản gốc còn hiệu lực hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.