Công ty dịch vụ kế toán làm sổ cho hàng chục khách trên cùng một hệ thống — rủi ro lớn nhất không phải "làm sai" mà là ai đó (nhân viên mới, thực tập sinh, hoặc chính khách hàng nếu được cấp tài khoản xem) sửa/xóa nhầm dữ liệu của khách khác. Phân quyền đúng cách là thứ giải quyết rủi ro này.
Vì sao công ty dịch vụ kế toán cần phân quyền chi tiết hơn doanh nghiệp thường
Một doanh nghiệp đơn lẻ thường chỉ cần phân biệt "kế toán" và "chủ doanh nghiệp xem báo cáo". Công ty dịch vụ kế toán phức tạp hơn:
- Nhân viên cấp thấp không nên có quyền xóa chứng từ hay khóa sổ.
- Thực tập sinh/nhân viên mới có thể chỉ nên xem, chưa được sửa, cho tới khi quen việc.
- Có nhân viên chỉ phụ trách một vài khách/chi nhánh, không cần thấy hết dữ liệu cả công ty.
- Khi có sai sót, cần biết chính xác ai đã thao tác — không thể quy trách nhiệm chung chung.
Cách Vietbooks phân quyền: vai trò dựng sẵn + tùy chỉnh chi tiết
Vietbooks cho chọn nhanh một vai trò dựng sẵn — với công ty là Kế toán trưởng / Giám đốc, Kế toán viên, Bán hàng / Kinh doanh, Thủ kho, Xem báo cáo / Kiểm tra — hoặc chọn Tùy chỉnh để bật/tắt quyền theo từng chức năng cụ thể. (Hộ kinh doanh có bộ vai trò riêng: Chủ / Quản lý, Thu ngân / Bán hàng, Nhân viên kho.)
Vai trò Tùy chỉnh: bật/tắt Xem — Sửa — Xóa riêng cho từng nhóm chức năng (Báo cáo & Phân tích, Vận hành hằng ngày, Danh mục & Dữ liệu nền, Kế toán & Khóa sổ, Quản trị & Hệ thống) — không phải kiểu "được hết" hoặc "không được gì".
Với vai trò Tùy chỉnh, quyền được bật/tắt theo từng chức năng (hơn 20 chức năng, chia thành 5 nhóm), ở mức chi tiết nhất là 3 cột Xem — Sửa — Xóa. Không phải chức năng nào cũng có đủ 3 cột: các chức năng thao tác dữ liệu (giao dịch, hóa đơn, danh mục khách hàng — nhà cung cấp, sản phẩm...) có đủ Xem — Sửa — Xóa; một số chức năng chỉ có Xem (ví dụ Trợ lý AI, tổng quan & phân tích — bật/tắt quyền truy cập) hoặc Xem — Sửa (ví dụ báo cáo, khóa sổ). Ví dụ thực tế: cho một nhân viên xem báo cáo và nhập giao dịch hằng ngày, nhưng không cho xóa giao dịch và không cho khóa sổ.
Giới hạn theo chi nhánh nếu công ty có nhiều chi nhánh
Nếu công ty khách hàng có nhiều chi nhánh, quyền còn giới hạn được theo từng chi nhánh — nhân viên phụ trách chi nhánh nào chỉ thấy dữ liệu chi nhánh đó, không cần thấy toàn bộ công ty.
Không tính thêm phí theo số nhân viên
Vì Vietbooks tính phí theo mã số thuế chứ không theo số người dùng, việc thêm nhân viên và phân quyền chi tiết cho từng người không phát sinh thêm chi phí — khác với nhiều phần mềm tính phí theo đầu tài khoản.
Nhật ký thao tác — biết ai đã làm gì
Các thao tác tạo/sửa/xóa trên dữ liệu kế toán (bút toán, chứng từ, danh mục) được ghi lại trong nhật ký (audit trail), giúp công ty dịch vụ đối chiếu khi có sai lệch số liệu mà không phải hỏi cả nhóm "ai đã đụng vào".
Làm nhiều khách hơn, không làm nhiều giờ hơn — cùng Vietbooks.