Sổ kế toán ghi một đằng, ngân hàng báo một nẻo — cuối kỳ mới phát hiện thì phải dò ngược cả tháng. Đối soát ngân hàng là bước chặn chuyện đó: soi từng dòng sao kê xem đã vào sổ đúng chưa, dòng nào còn bỏ trống.
Bài này nói về cách làm việc đó trên Vietbooks — và một điểm nhiều kế toán quan tâm: phần này không dùng AI.
Đây là bài con của chủ đề AI đọc sao kê ngân hàng tự động ra bút toán.
Đối soát ngân hàng là gì?
Là việc so từng dòng trên sao kê ngân hàng với bút toán trong sổ kế toán, để chắc rằng mọi khoản tiền vào — ra đều đã ghi nhận đúng: không sót, không trùng, không sai đối tượng. Làm xong thì số dư tài khoản ngân hàng trên sổ khớp với số dư ngân hàng báo.
Đây là bước tiền gặp chứng từ. Hóa đơn đã có sẵn trong sổ (từ bán hàng, hoặc đồng bộ về từ Tổng cục Thuế); sao kê cho biết tiền thực sự vào ra thế nào. Đối soát là chỗ hai thứ đó gặp nhau.
Vì sao phải làm cuối kỳ
Ba lỗi hay lộ ra đúng lúc đối soát, và đều tốn thời gian nếu phát hiện muộn:
- Sót dòng — một khoản tiền về chưa ai ghi, công nợ khách vẫn treo dù họ đã trả.
- Trùng bút toán — cùng một khoản ghi hai lần, chi phí hoặc doanh thu bị thổi lên.
- Sai đối tượng — tiền của khách A ghi sang khách B, hai bên công nợ cùng sai.
Để đến lúc lập báo cáo mới phát hiện thì phải dò ngược cả kỳ. Đối soát đều đặn biến việc đó thành vài phút mỗi tháng.
Cách làm trên Vietbooks
Trang Đối soát ngân hàng nhận file sao kê rồi cho bạn xử lý từng dòng:
- Tải sao kê lên — chọn tài khoản ngân hàng, rồi kéo thả file Excel/CSV/PDF vào. Phần mềm đọc file ngay trên máy bạn và tự nhận diện đâu là cột ngày, diễn giải, tiền vào, tiền ra.
- Nếu không nhận ra cột, nó hỏi thẳng: cột nào là ngày, cột nào là diễn giải, cột nào là tiền vào — tiền ra. Bạn chỉ một lần rồi làm tiếp; không phải sửa file hay tự đổi định dạng.
- Xử lý từng dòng bằng nút Đối chiếu hoặc Hạch toán (xem mục dưới).
- Lọc để tìm dòng còn sót — tìm trong diễn giải, lọc theo khoảng số tiền hoặc khoảng ngày. Bảng hiện tổng tiền vào, tổng tiền ra và số dòng để bạn đối chiếu với sao kê gốc.
Mỗi lần tải lên được lưu ở mục Đã tải lên gần đây, kèm số dòng đã xử lý trên tổng số (ví dụ 1/4 đã đối chiếu). Bỏ dở giữa chừng thì mở lại làm tiếp, không phải tải lại từ đầu.
Mỗi dòng sao kê được khớp với hóa đơn hoặc hạch toán thẳng; dòng chưa xử lý hiện rõ để không bị bỏ sót.
Hai lối xử lý một dòng sao kê
Đây là chỗ đối soát khác với việc chỉ nhập sao kê vào sổ. Mỗi dòng có hai đường đi, tùy bản chất khoản tiền:
| Loại dòng | Nút bấm | Việc phần mềm làm | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Gắn với hóa đơn / công nợ | Đối chiếu | Chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp, rồi phân bổ khoản tiền vào hóa đơn đang mở | Khách chuyển tiền trả hàng; trả tiền nhà cung cấp |
| Không gắn hóa đơn nào | Hạch toán | Ghi thẳng một bút toán cho dòng đó | Phí chuyển khoản, lãi tiền gửi, thuế bị trừ |
Dòng đã xử lý chuyển trạng thái thành Đã hạch toán; làm nhầm thì bấm Bỏ khớp để trả về Chưa đối soát rồi làm lại.
Lối thứ hai là thứ hay bị quên khi làm tay: phí ngân hàng và lãi tiền gửi lắt nhắt nhưng vẫn phải vào sổ, và chúng chẳng khớp với hóa đơn nào cả.
Khi số tiền về không khớp đúng số hóa đơn — lệch vài nghìn do phí, hoặc khách trả tròn số — phần mềm ghi phần lệch vào tài khoản chênh lệch bạn đã khai báo sẵn, thay vì để bạn tự cân bằng tay.
Chứng từ sinh ra được tự cấp mã giấy báo có / giấy báo nợ, không phải tự nghĩ số rồi sợ trùng.
Phần này không dùng AI — và đó là chủ ý
Nhiều kế toán dè dặt với AI, nhất là ở khâu động vào công nợ và số dư. Lo lắng đó hợp lý: máy đoán sai một dòng, đến kỳ đối chiếu công nợ mới lộ.
Trang đối soát được làm theo hướng ngược lại:
- Đọc file bằng quy tắc cố định, ngay trên máy bạn — cùng một file cho ra cùng một kết quả, không phụ thuộc mô hình.
- Gợi ý đối tượng bằng cách so chữ: đối chiếu chữ trong nội dung chuyển khoản với tên trong danh mục khách hàng — nhà cung cấp. Không đủ chắc thì không gợi ý gì cả — thà để trống còn hơn gợi ý sai khiến bạn tin nhầm.
- Không tự ghi. Gợi ý chỉ là gợi ý; bạn bấm xác nhận thì bút toán mới được tạo.
Nếu bạn muốn máy đọc và đề xuất bút toán cho cả bảng sao kê, Vietbooks có luồng AI đọc sao kê riêng. Hai cách dùng song song được — nhanh thì dùng AI, cần chắc từng dòng thì đối soát.