Cuối tháng, kế toán mở sao kê tài khoản ngân hàng ra và bắt đầu gõ. 200 dòng. 400 dòng. Mỗi dòng một bút toán thu hoặc chi, phải nhớ tài khoản đối ứng, phải soi nội dung chuyển khoản để biết là trả nhà cung cấp nào, thu của khách nào. Làm cho một công ty đã mệt. Công ty dịch vụ kế toán ôm hàng chục đầu khách thì đây là cả một buổi — có khi cả ngày — trôi qua chỉ để chép lại những con số vốn đã có sẵn.
Việc này không cần con người làm nữa. Bài này giải thích nhập sao kê ngân hàng tự động ra bút toán là gì, khác nhập tay chỗ nào, và cách AI của Vietbooks làm việc đó — kể cả với file PDF mà nhiều ngân hàng bắt bạn dùng.
Nhập sao kê ngân hàng tự động là gì?
Nhập sao kê ngân hàng tự động là việc để phần mềm kế toán đọc file sao kê tài khoản (Excel hoặc PDF tải từ internet banking) rồi tự sinh bút toán thu — chi tương ứng, thay vì kế toán gõ tay từng dòng. Kế toán chỉ còn kiểm tra và duyệt, thay vì nhập liệu.
Điểm mấu chốt: phần việc "chép số vào sổ" biến mất, còn phần việc "quyết định hạch toán đúng hay sai" — phần cần chuyên môn — vẫn nằm trong tay kế toán.
Nhập tay và nhập tự động khác nhau thế nào?
| Nhập tay từng dòng | Nhập tự động bằng AI (Vietbooks) | |
|---|---|---|
| Thời gian cho 300 dòng | Nửa ngày đến cả ngày | Vài phút để AI đọc + thời gian duyệt |
| File PDF (ngân hàng không cho Excel) | Phải gõ lại tay hoàn toàn | AI đọc thẳng nội dung PDF |
| Ghép cột / định dạng từng ngân hàng | Mỗi ngân hàng một kiểu, dễ lệch | AI tự hiểu bố cục, không cần ghép cột |
| Giao dịch lặp lại (phí, lãi, khách quen) | Gõ lại mỗi tháng | AI nhớ và tự đề xuất |
| Rủi ro sai sót | Cao khi mỏi, nhiều dòng | Giảm mạnh, người chỉ soát |
Đây cũng là chỗ Vietbooks khác các phần mềm chỉ hỗ trợ import Excel + ghép cột: bạn không phải chuẩn hóa file, không phải khai báo cột nào là số tiền, cột nào là nội dung. AI đọc như một người đọc — rồi làm phần nhập liệu thay bạn.
Màn hình "Đối chiếu sao kê & ghi sổ": AI đọc sao kê, gom 337 giao dịch theo quy tắc và tạo bút toán để bạn duyệt rồi ghi sổ hàng loạt.
AI đọc sao kê ra bút toán hoạt động thế nào?
Quy trình gọn trong 3 bước:
- Tải sao kê từ ngân hàng — bạn xuất file sao kê tài khoản từ internet banking (Excel hoặc PDF), đúng như bạn vẫn làm.
- Đưa vào Vietbooks, AI đọc và đề xuất — AI đọc từng dòng giao dịch, hiểu đó là thu hay chi, đối chiếu với danh mục khách hàng / nhà cung cấp và đề xuất tài khoản đối ứng, tạo ra một loạt bút toán nháp.
- Duyệt — bạn lướt qua danh sách, sửa vài dòng ngoại lệ nếu cần, rồi ghi sổ hàng loạt. Những gì bạn sửa, AI ghi nhớ cho lần sau.
Càng dùng, AI càng đúng: phí quản lý tài khoản, lãi tiền gửi, khoản chuyển cho một nhà cung cấp quen — sau một vài lần duyệt, lần sau nó tự vào đúng chỗ.
Những trường hợp "khó" mà một bài hướng dẫn thường bỏ qua
Sao kê thực tế không sạch đẹp như file mẫu. Đây là các tình huống Vietbooks xử lý được — mỗi cái sẽ có một bài hướng dẫn riêng trong chủ đề này:
- Sao kê ngoại tệ (USD): đọc giao dịch ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá khi hạch toán (bài chi tiết đang soạn).
- Tách phí ngân hàng: một giao dịch gồm cả tiền hàng lẫn phí chuyển khoản — tách đúng để không lệch công nợ.
- Cấn trừ công nợ: khớp khoản tiền về với hóa đơn/công nợ phải thu tương ứng.
- PDF và Excel: khi nào dùng loại nào, và vì sao PDF không còn là rào cản (bài chi tiết đang soạn).
- Từng ngân hàng một: Vietcombank, ACB, Techcombank, MB, BIDV — mỗi ngân hàng có bố cục sao kê riêng.
Vì sao việc này đặc biệt đáng giá với công ty dịch vụ kế toán
Với công ty dịch vụ kế toán, thời gian nhập liệu là chi phí trực tiếp: càng nhiều khách, càng nhiều giờ. Nhập sao kê tự động cắt phần lớn thời gian đó. Cộng thêm hai điểm của Vietbooks:
- Tính phí theo mã số thuế, không tính theo đầu người — một kế toán làm nhiều khách không bị đội phí.
- Người dùng nội bộ không giới hạn — cả nhóm cùng làm trên một hệ thống, chuyển qua lại giữa các khách trong vài cú nhấp.
Kết quả là công thức mà đối thủ lớn khó linh hoạt bằng: làm nhiều khách hơn mà không làm nhiều giờ hơn.
Bạn có thể xem thêm các tính năng AI của Vietbooks hoặc quay lại trang Bài viết để đọc các hướng dẫn chi tiết trong chủ đề này.